Добавление новой записи в Microsoft Access

Процедура ввода новой записи изменяется в зависимости от структуры формы. В форме, которая была создана только для ввода данных, после ее открытия данные вводятся в поля данных, которые, конечно, свободны. Иногда при открытии формы подобного типа в некоторые поля значения занесены с помощью какого макроса или заданные по умолчанию.

Другой тип форм обеспечивает вывод на экран данных и позволяет добавлять новые записи. Чтобы перейти в режим ввода данных, нужно выполнить команду ЗАПИСИ — ВВОД ДАННЫХ или нажать на кнопку Новая запись на панели инструментов. После завершения ввода новых записей, чтобы вернуться в обычный режим вывода данных, можно выполнить команду ЗАПИСИ — ПОКАЗАТЬ ВСЕ ЗАПИСИ или нажать на кнопку Показать все записи на панели инструментов.

В режиме обычного вывода в конце списка есть свободная строка, который можно использовать для ввода новой записи. На эту строку можно перейти, использовав команду ЗАПИСИ — ПЕРЕЙТИ, а затем — НОВАЯ в подчиненном меню, которое появится, или комбинацию клавиш Ctrl + +. Как только произошел переход к новой записи Microsoft Access размещает курсор в первой позиции первого поля. Если начать ввод данных Ассеss изменит символ в символ в пределы маркировки записи на значок карандаша, показывая тем самым, что происходит обновление. Для перехода к следующему полю нужно нажать на клавишу Тав.

Если ввести значения, которые не удовлетворяют условие на значение этого поля, Ассеss обратит на это внимание, как только попытаться покинуть это поле, т.е. прежде, чем перейти к следующему полю, необходимо ввести правильное значение. Для сохранения новой записи в базе данных нужно нажать Shift + Enter в любом месте записи или Тав, если курсор находится в последнем поле записи. Если введенный запись не удовлетворяет условию на значение для таблицы, Ассеss выведет сообщение об ошибке и не сохранит новую запись.

Новая запись можно отменить двойным нажатием клавиши Esc или нажатием кнопки Восстановить поле Запись на панели инструментов. При переходе к картинке возникает ситуация, когда невозможно ничего ввести. Это происходит потому, что это поле в базовой таблице является объектом OLE. Чтобы в новой записи ввести данные в поле такого типа объект необходимо создать в приложении, которое поддерживает OLE. Для этого необходимо выделить поле Изображение и выполнить команду ПРАВКА — Вставьте ОБЪЕКТ.

Если соответствующий файл с рисунком уже создан, его можно скопировать в OLE Access, выбрав в диалоговом окне кнопку ИЗ ФАЙЛА. Access изменит окно так, чтобы можно было ввести имя файла. Чтобы открыть диалоговое окно ПОИСК и найти нужный файл, нажать на кнопку ПОИСК. После того, как имя файла выбрано, нужно нажать на флажок СВЯЗЬ для создания активной связи между копией объекта в Access и данным файлом. При внесении изменений в файл копия в Access также будет меняться.