Поиск и сортировка данных в Microsoft Access
Сначала нужно выделить поле, затем выполнить команду ПРАВКА — НАЙТИ или нажать на кнопку Найти на панели инструментов, чтобы открыть диалоговое окно ПОИСК В ПОЛЕ. Условия поиска можно задавать как для таблицы, но в форме поиск можно осуществлять по любому выделенному элементу управления, включая элементы, которые выводят значения, вычисляются.
Быстрая сортировка по полю формы
Как и в таблице можно выбрать практически любой элемент управления, содержащий данные из базового набора записей и нажать на кнопку По возрастанию или По убыванию на панели инструментов. Для изменения порядка вывода записей в зависимости от содержания выделенного поля. Быстрая сортировка нельзя выполнять по полю подчиненной формы.
Применение фильтра
Один из интересных способов работы с формами в Microsoft Access — возможность дальнейшего отбора информации, выводимой в форме, без создания нового запроса. Это можно выполнить с помощью фильтра, который задается при работе с формой. Если применить фильтр, то на экран будут выведены только те данные, которые удовлетворяют заданные условия. Фильтр можно применять только к записям основной формы, но не подчиненной.
Чтобы определить новый фильтр нужно нажать на кнопку
Изменить фильтр на панели инструментов или выполнить команду ЗАПИСИ — ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. Access откроет окно ФИЛЬТР. Окно фильтра похоже на окно запроса. В верхней части окна находится список полей базовой таблицы ТИПЫ. Этим списком можно пользоваться для выбора названия полей для их размещения в бланке QBE. Условия отбора можно ввести, как и для запроса. Кроме того, можно выполнить сортировку с увеличением или с уменьшением по выбранным полям.
Когда фильтр определен, нужно закрыть окно ФИЛЬТР. Для применения фильтра необходимо выполнить команду ЗАПИСИ — ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР или нажать на кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
Чтобы отключить фильтр нужно нажать кнопку
Показать все записи на панели инструментов или выбрать команду ЗАПИСИ — ПОКАЗАТЬ ВСЕ ЗАПИСИ.
Если один и тот же фильтр приходится часто применять, сохраните как запрос и дать ему имя. Для этого необходимо сначала создать соответствующий фильтр, затем выполнить команду ФАЙЛ-Сохранить как запрос и вывести для этого запроса имя. Можно также загрузить существующий запрос и использовать его как фильтр. В открытом окне фильтра нужно выполнить команду ФАЙЛ-Загрузить ИЗ Пригласи. Access выведет список доступных запросов (тех, которые базируются на той же таблице или группе таблиц, и открытая в данный момент форма).